Waarom bezoekersregistratie en hoe pak je dit aan?

Het maakt niet uit wat voor organisatie u bent, je hebt altijd maar een kans om een goede indruk te maken. Iemand die uw organisatie wilt bezoeken, voelt zich welkom wanneer hij of zij merkt dat ze worden verwacht. Tegenwoordig is het ook verplicht om aan bezoekersregistratie te doen vanwege de arbowet. Dit wordt gedaan in het geval van een ongeval of iets anders waarbij het pand ontruimd moet worden. Er zijn verschillende manieren om bezoekersregistratie te doen.

Papier

Deze vorm van registratie is een eenvoudige methode door gebruik te maken van een bezoekersregistratieformulier. Degene die achter de receptie zit noteert de naam van de bezoeker, voor welk bedrijf deze persoon komt en nog verdere informatie die kan helpen mocht er een noodgeval zijn. Zo’n beetje na elke dag wordt het formulier in het archief gestopt waarbij dee of analoog of digitaal wordt genoteerd.

Digitaler 

Als je de registratie op een digitalere manier wilt aanpakken, kan je er voor kiezen om het direct bij te houden in een word document of een excel sheet. Hieruit haal je het voordeel dat je geen last krijgt van onleesbare handschriften die bepaalde mensen kunnen hebben. Hier kan je ook over het algemeen wat gemakkelijker zoeken naar bezoekers, organisaties of eventueel een contactpersoon.  Hier is het gebruik van middelen zoals excel van belang en ook dat er netjes en georganiseerd wordt gewerkt. Wat basis kennis omtrent excel is ook handig zodat er wellicht netjes gefilterd kan worden per dag.

FMIS

FMIS is een facilitair management informatie systeem, is een bezoekersregistratie systeem. Het voordeel van dit is dat je rapportages kunt uitdraaien. Gegevens die al in een database gevonden kunnen worden kan je koppelen aan de desbetreffende gastheer of -vrouw. Je kan ook alle opgeslagen informatie filteren, zoals je zelf prettig vindt. Je kan dit met modules zelfs nog verder uitwerken dat je ook andere diensten kunt aansluiten erop. Zoals bijvoorbeeld het reserveren van parkeerplaatsen, vergaderzalen, etc. Je vergemakkelijkt hiermee ook het zoeken naar een bepaald persoon op een bepaalde periode. Dit kan soms wel een grote prijskaartje hebben waardoor implementatie een reden kan zijn om het eenvoudig te houden.