Voor- en nadelen van loonadministratie uitbesteden

Als een ondernemer die werknemers heeft ben je automatisch verplicht om de salarisadministratie bij te houden. Tegenwoordig heb je de keuze om te kiezen of je dit wilt uitbesteden aan een derde partij of dat je dit zelf wilt doen. In deze blog gaan we een aantal voor en nadelen hiervan vermelden waardoor u een overwogen beslissing kunt maken omtrent dit onderwerp. Het uitbesteed van de loonadministratie is een goede keus voor werkgevers die nogal opzien tegen het doen van papierwerk dat bij dit onderwerp komt kijken. Een gekozen administratiekantoor zorgt er dan voor dat de salarisadministratie, loonstroken, jaaropgaven en de loonbelastingaangifte gedaan wordt voor u. Als je een wat uitgebreidere pakket hebt gekozen kunnen ze soms ook de arbeidsovereenkomsten opstellen, melden ze eventuele nieuwe medewerkers aan bij de juiste instantie en kunnen ze vragen van het personeel beantwoorden omtrent deze zaken.

Voordelen van loonadministratie uitbesteden

  • Het bespaart tijd: Wanneer u gebruikt gaat maken van een administratiekantoor, hoef je eigenlijk alleen nog maar de urenstaten en personeelsmutaties zelf bij te houden. Hierdoor houdt je extra tijd en energie vrij voor andere bezigheden. 
  • Geen extra bijscholing nodig: Dit onderwerp is een specialistisch onderwerp. Door de steeds veranderd regels kan het soms lastig zijn om alles bij te houden, als je hier niet op zit te wachten kun je dit beter overlaten aan een derde partij.
  • Kosten plaatje: Tegenwoordig vallen de kosten van het uitbesteden in de praktijk vaak wel mee. Je betaald meestal naast een vast bedrag normaal gesproken een standaardtarief. 

Nadelen van loonadministratie uitbesteden

  • Afhankelijkheid van administratiekantoor: De loonadministratie ligt niet meer in uw handen waardoor het minder overzichtelijk is en hiernaast ben je ook voor iedere mutatie afhankelijk van het administratiekantoor.
  • Geen opbouw van kennis en/of expertise: Als je een ondernemer bent kan het erg handig zijn om kennis te hebben op het gebied van boekhouden en belasting. Als u dit gaat uitbesteden zorg je ervoor dat je deze kennis niet verder ontwikkelt.
  • Minder de grip op de kwaliteit: Als je salarisadministratie gaat uitbesteden zal je erop moeten vertrouwen dat de salarisadministratie in goeden handen is. Fouten hierin kunnen u als ondernemer duur komen te staan.

Waarom bezoekersregistratie en hoe pak je dit aan?

Het maakt niet uit wat voor organisatie u bent, je hebt altijd maar een kans om een goede indruk te maken. Iemand die uw organisatie wilt bezoeken, voelt zich welkom wanneer hij of zij merkt dat ze worden verwacht. Tegenwoordig is het ook verplicht om aan bezoekersregistratie te doen vanwege de arbowet. Dit wordt gedaan in het geval van een ongeval of iets anders waarbij het pand ontruimd moet worden. Er zijn verschillende manieren om bezoekersregistratie te doen.

Papier

Deze vorm van registratie is een eenvoudige methode door gebruik te maken van een bezoekersregistratieformulier. Degene die achter de receptie zit noteert de naam van de bezoeker, voor welk bedrijf deze persoon komt en nog verdere informatie die kan helpen mocht er een noodgeval zijn. Zo’n beetje na elke dag wordt het formulier in het archief gestopt waarbij dee of analoog of digitaal wordt genoteerd.

Digitaler 

Als je de registratie op een digitalere manier wilt aanpakken, kan je er voor kiezen om het direct bij te houden in een word document of een excel sheet. Hieruit haal je het voordeel dat je geen last krijgt van onleesbare handschriften die bepaalde mensen kunnen hebben. Hier kan je ook over het algemeen wat gemakkelijker zoeken naar bezoekers, organisaties of eventueel een contactpersoon.  Hier is het gebruik van middelen zoals excel van belang en ook dat er netjes en georganiseerd wordt gewerkt. Wat basis kennis omtrent excel is ook handig zodat er wellicht netjes gefilterd kan worden per dag.

FMIS

FMIS is een facilitair management informatie systeem, is een bezoekersregistratie systeem. Het voordeel van dit is dat je rapportages kunt uitdraaien. Gegevens die al in een database gevonden kunnen worden kan je koppelen aan de desbetreffende gastheer of -vrouw. Je kan ook alle opgeslagen informatie filteren, zoals je zelf prettig vindt. Je kan dit met modules zelfs nog verder uitwerken dat je ook andere diensten kunt aansluiten erop. Zoals bijvoorbeeld het reserveren van parkeerplaatsen, vergaderzalen, etc. Je vergemakkelijkt hiermee ook het zoeken naar een bepaald persoon op een bepaalde periode. Dit kan soms wel een grote prijskaartje hebben waardoor implementatie een reden kan zijn om het eenvoudig te houden.